Als compliance professional werk je bewust of onbewust dagelijks met bedrijfsinformatie. Wil jij jouw organisatie optimaal beschermen? Dan heb je daar kwalitatief goede data voor nodig. In deze blog beschrijven we welke data je nodig hebt voor een goed ingericht compliance proces.
Jouw risk appetite bepalen
Stopt jouw compliancebeleid bij voldoen aan de wetgeving? Of ga je als organisatie beyond compliance om jouw reputatieschade zo veel mogelijk beperken? Elke organisatie heeft zijn eigen risk appetite. De grotere kledingmerken willen bijvoorbeeld niet in verband gebracht worden met zaken als kinderarbeid of moderne slavernij, terwijl banken verplicht moeten voldoen aan de Europese anti-witwaswetgeving (AML). De manier hoe je omgaat met compliance en risk in jouw organisatie speelt een rol in welke data er nodig is.
Bedrijfsinformatie over derde partijen
Data die in elk geval voor iedere organisatie relevant is, is de basisinformatie over de partijen waarmee je zakendoet. Het is zaak dat deze data altijd up-to-date is. Verkeerde of verouderde informatie kan het compliance proces vertragen. Onjuiste gegevens op contracten kunnen de afspraken bijvoorbeeld ongeldig maken. Daarnaast wil je gemakkelijk kunnen controleren of een partij daadwerkelijk een legitieme entiteit is en of je hun bedrijfsactiviteiten wilt linken aan jouw organisatie.
Denk bij basisinformatie aan:
- De officiële bedrijfsnaam;
- Adresgegevens;
- Registratie in het lokale handelsregister;
- Bedrijfsactiviteit.
Met wie doen we echt zaken?
Wil jij als organisatie zeker weten dat je niet meewerkt aan het faciliteren van witwassen of andere frauduleuze zaken? Dan is het goed om te onderzoeken wie de belanghebbende van jouw zakelijke relaties zijn en wat zij op hun kerfstok hebben. Voor organisaties die vallen onder de AML-wetgeving is dit zelfs al wettelijk verplicht. Data die je hier onder andere voor nodig hebt:
- UBO-informatie;
- UBO-screening tegen PEP- en sanctielijsten.
Lees ook: UBO-monitoring: een efficiëntieslag voor jouw compliance proces
Ga voor financiële zekerheid
Een risk appetite kan natuurlijk ook gericht zijn op financiële zekerheid. Voorkom dat je zakendoet met laat- en wanbetalers door vooraf te kijken naar de financiële situatie van jouw klanten. Richt je jouw compliance klantacceptatieproces zo in dat je ook naar de financiële risico’s kijkt? Dan kan je in het contract vooraf de betaalvoorwaarden vaststellen. Zo voorkom je een hoop aanmaningen en rechtszaken.
Financiële data die je als compliance-afdeling hiervoor kunt gebruiken:
- Jaarrekeningen;
- Overzicht van financiële gezondheid;
- Sector-/bedrijfstakrisico’s.
Altares Dun & Bradstreet: jouw compliance data partner
Als je jouw risk appetite hebt vastgesteld en weet welke compliance data je nodig hebt, is de volgende stap het bouwen van jouw compliance dataset. Met Data Blocks van Altares Dun & Bradstreet kan je zelf bouwen met ‘Data blokken’ aan deze compliance dataset. Zo kun je logische en thematische blokken selecteren, en per Data Block het gewenste detailniveau te bepalen. Hierdoor krijg je uitsluitend de voor jou relevante data, wat de data waardevoller maakt en zorgt voor een toename in het gebruiksgemak.
Data Blocks zijn onder andere interessant voor organisaties die onder de Europese anti-witwasrichtlijn vallen, maar worden ook gebruikt door organisaties die hun onboarding- en screeningprocessen willen verbeteren en versnellen. Heb jij data nodig voor het efficiënt inrichten van jouw compliance processen? Lees dan hier meer over Data Blocks.
