Het identificeren van UBO’s is een wettelijk vereiste. Tegelijk kan het een enorme uitdaging zijn om de UBO te achterhalen en te blijven monitoren. Niet in het minst door ontbrekende en tegenstrijdige informatie. Nu het een wettelijke aanbeveling van de toezichthouder is om UBO-informatie te controleren op eventuele veranderingen, vergt dit een extra inspanning voor compliance-teams. Hoe richt je dit proces zo efficiënt mogelijk in? Wij delen graag onze kennis met je.
Weten wie de UBO is van jouw zakelijke relaties
Een Ultimate Beneficial Owner wordt gedefinieerd als: ‘De natuurlijke personen die uiteindelijk baat hebben bij, eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over een juridische entiteit’. Achterhalen wie de Ultimate Beneficial Owner, ofwel UBO, van jouw zakelijke relaties is, is een van de belangrijkste onderdelen in het KYC proces. Maar waarom is het eigenlijk zo belangrijk om een UBO te identificeren?
Om te beginnen doe je dit natuurlijk omdat je wilt voldoen aan de door de overheid gestelde wetgeving. Denk hierbij aan de AML en de Wwft. Door deze wetgeving en om boetes te voorkomen, is het achterhalen van de UBO inmiddels een essentieel onderdeel van het Know Your Customer proces.
Daarnaast loop je risico’s als je niet weet wie de UBO’s zijn van je zakelijke relaties. Je zou zomaar zaken kunnen doen met een bedrijf dat indirect gelinkt is aan bijvoorbeeld illegale wapenhandel, financiering van terrorisme, (kind)slavernij of witwassen. Stel je voor wat dit met je reputatie doet. Om dit te voorkomen is het dus van belang de UBO te achterhalen, maar ook de wijzigingen blijvend te monitoren.
Waarom je UBO wijzigingen actief zou moeten bijhouden
Je wilt weten met wie je vandaag zaken doet, maar ook met wie je morgen zaken doet. Een ownership structuur kan door het jaar heen complexer worden of op een andere manier veranderen. Verandert de UBO, dan heeft dit wellicht gevolgen voor de risico’s die jouw organisatie loopt.
Je wilt een UBO blijvend monitoren, want:
- De anti-witwasrichtlijn (AML) schrijft voor dat je UBO-informatie moet monitoren en up-to-date moet houden;
- Eigendomsstructuren zijn complex, en er is vaak sprake van veranderingen op meerdere niveaus;
- Procentuele wijzigingen kunnen boven of onder de risicodrempel van het interne beleid uitkomen;
- Entiteiten binnen de structuur kunnen verhuizen naar landen met een hoger risico;
- Op die manier beschik je over het meest actuele inzichten over UBO’s van degene waarmee je zaken doet.
Het bijhouden van de veranderingen omtrent UBO gegevens is dus essentieel om te blijven voldoen aan de wetgeving en daarnaast jouw organisatie te beschermen.
Einddoel: continue, geautomatiseerde UBO monitoring
Het verwerven van inzicht in UBO’s is een hele opgave. Er komen diverse onderzoekslijnen, ontbrekende schakels en conflicterende informatie aan te pas. En nu de regelgeving voorschrijft dat informatie over UBO’s dient te worden gemonitord, moeten compliance-teams een extra inspanning leveren. De oplossing om het monitoren van UBO’s zo efficiënt mogelijk in te richten is continue en geautomatiseerde UBO monitoring. Dit doe je middels het inladen van real time UBO data in je systeem die zichzelf vervolgens up to date houdt en jou alarmeert wanneer er een wijziging plaatsvindt.
Deze vorm van monitoring kent veel voordelen. We zetten ze op een rij:
1. Due Dilligence op maat
Het automatisch monitoren van de UBO’s stelt organisaties in staat om hun due diligence in te richten met vooraf ingestelde regels, waarbij die relaties die aan bepaalde eisen voldoen vaker of juist minder vaak worden gecontroleerd. Je bepaalt dus zelf hoe ver je gaat wat betreft compliance.
2. Kostenbesparing door automatisering
Het compliance-team hoeft alleen maar de specifieke informatie te controleren die is veranderd, of dat nu wijzigingen zijn in de algemene informatie of in de UBO informatie, in plaats van een volledige review uit te voeren.
3. Efficiënter werken
Omdat je nu alleen de klanten waarbij een wijziging is geconstateerd hoeft te controleren in plaats van alle aspecten van alle relaties opnieuw te moeten onderzoeken.
Meer weten?
Ben je benieuwd naar alle ins en outs met betrekking tot UBO monitoring? Download dan onze gratis whitepaper “UBO-monitoring: De uitdagingen en praktische overwegingen”. De data en oplossingen van Altares Dun & Bradstreet stellen je in staat om jouw gehele netwerk real-time te monitoren. Wil je meer weten over onze compliance-oplossingen? Bekijk alle oplossingen hier.
