Potential Sanction Scan: Are your customers present in Russia or Belarus?

Het UBO-register versus de UBO-database. De belangrijkste verschillen

Leestijd 5 minuten | Geschreven door Henrica Westhoeve | 9 juni 2022

De KvK heeft een UBO-register, maar bij Altares Dun & Bradstreet praten we over een UBO-database. Dit zijn twee verschillende databases die elk informatie verstrekken over de UBO (de uiteindelijk belanghebbende) van een bedrijf, maar er zijn ook verschillen tussen de twee databases. De drie belangrijkste verschillen worden uitgelegd.

Altares - UBO-database versus UBO-register

Nationaal versus Internationaal

In Nederland en andere lidstaten van de Europese Unie is het hebben van een UBO-register verplicht. Bedrijven met specifieke rechtsvormen zijn verplicht on hun UBO’s te registreren in het UBO-register van de Kamer van Koophandel. Het UBO-register is dus uitsluitend voor Nederlandse bedrijven en opereert alleen in Nederland. De UBO-database is een wereldwijde database. 70% van alle Nederlandse bedrijven zijn gelieerd aan bedrijven in het buitenland. Denk aan moeder- en dochterondernemingen, of aandelen die lopen via holdings. Om een compleet beeld te krijgen van alle UBO’s is een wereldwijde database dus van belang.

Voorbeeld van internationale UBO-structuur Altares Dun & Bradstreet
Voorbeeld van een internationale UBO-structuur

Wereldwijd verschillen de wetten en definities rondom UBO’s. Waar in Nederland je pas een UBO bent bij 25% of meer belang, is dit in andere landen al bij 10%. De UBO-database legt al UBO’s vast vanaf 0,01% belang. Maar ook aandeelhouders en pseudo-UBO’s worden vastgelegd zodat je makkelijk een internationaal due dilligence proces kunt optuigen. Pseudo-UBO’s worden aangewezen als een bedrijf geen UBO heeft, in dat geval wordt de belangrijkste persoon of personen aangewezen als UBO.

UBO-structuren begrijpen? Download de white paper

Groot versus klein

Volgens de Nederlandse wetgeving is een uiteindelijk belanghebbende pas een UBO als deze meer dan 25% aandelen of stemrecht heeft binnen een organisatie. Maar iemand met 23% in aandelen kan net zo goed een risico vormen. Gegevens van aandeelhouders en UBO’s met minder dan 25% in belang zijn niet terug de vinden in het UBO-register. Als bedrijf wil je alle mogelijke reputatieschade voorkomen, en deze kan in een kleine hoek zitten. Is een ‘kleine aandeelhouder’ van een bedrijf waarmee je zaken doet bijvoorbeeld betrokken bij witwassen of het financieren van terrorisme? Dan kan je grote imagoschade oplopen. Ook kleine UBO’s kunnen grote gevolgen opleveren.

Alles over UBO’s weten? Lees here meer

Statisch versus dynamisch

Op het moment dat je informatie ophaalt uit het UBO-register beschik je over statische UBO informatie. Maar het komt regelmatig voor dat de UBO van een bedrijf veranderd. Dit gebeurt als er bedrijfsovernames zijn, een bedrijf de beurs op gaat of een bedrijf een doorstart maakt. UBO’s veranderen vooral vaak bij verenigingen en stichtingen. Deze kiezen vaak elk jaar een nieuw bestuur en dus nieuwe UBO’s.  Ook kan het zo zijn dat op het moment dat je de informatie ophaalt er niks aan de hand is, maar kan morgen zomaar anders zijn. Denk aan plaatsing van een UBO op sanctielijsten of watch lists. De UBO-database update de informatie dagelijks, maar de informatie die jij hebt opgehaald uit het UBO-register van de KvK veranderd niet automatisch mee. Als je alleen een batch-file met UBO’s aanvraagt bij ons, is dit ook een vorm van statische informatie. Deze verandert niet mee met UBO veranderingen. Monitoring de enige manier waarop je automatisch op de hoogte gehouden kan worden van actuele veranderingen van (inter-)nationale UBO-structuren.

De verschillen tussen het UBO-register van de KvK en de UBO-database van Altares Dun & Bradstreet helpen in het maken van de juiste beslissing. Hoe groot is je risk appetite? Wil je monitoren of is het eenmalig ophalen van informatie genoeg? Opereer je nationaal, of doe je ook internationale zaken? In alle gevallen is er een database die aansluit bij jouw wensen.

Share on social media

Henrica Westhoeve

Marketing Content Officer

White paper

UBO monitoring

The Challenges and Practicalities

Understanding UBOs is a fundamental regulatory requirement in the EU Money Laundering Directive, which forms part of a risk-based approach to Anti-Money Laundering (AML), Know Your Client (KYC) and Client Due Diligence (CDD) efforts. In this whitepaper, we explore ways to overcome the challenges of UBO verification and monitoring.

Pdf of 28 pages, 0.3 MB
visual

Would you like to read more about credit and compliance?

Schrijf je nu in!

Ja, ik wil elke maand op de hoogte worden gebracht van trends & ontwikkeling rondom Credit Risk, Compliance, Master Data, Supply Chain en Sales & Marketing.

Je keuze voor

quizz outcome