Bij Altares spreken we regelmatig bedrijven die willen starten met data management maar niet goed weten hoe en wanneer je als bedrijf hier redement uithaalt. Er is geen vaste grens wanneer je als organisatie baat hebt bij een master data management strategie maar er zijn wel een aantal criteria te benoemen.
Signalen dat het tijd is voor een master data management strategie
Je werkt met meerdere systemen en databronnen
- Bijvoorbeeld: aparte systemen voor CRM, ERP, e-commerce, finance, HR.
- Klant-, product- of leveranciersdata zitten op meerdere plekken โ kans op inconsistentie.
Signaal: Je hebt dubbele klanten of producten, of rapportages wijken af per systeem.
Data is cruciaal voor je bedrijfsproces of klantbeleving
Voorbeelden:
- Klantenservice moet snel over juiste klantinfo beschikken.
- Foutieve productdata leidt tot retouren of misverstanden.
- Finance krijgt boetes of vertraging door onjuiste leveranciersdata.
Signaal: Datafouten leiden tot operationele of financiรซle problemen.
Je hebt aanzienlijke groeiambities
- Fusies, overnames, internationale expansie, nieuwe business units, etc.
- Meer systemen, markten en mensen โ meer kans op dataverwarring.
Signaal: Je groeit sneller dan je data-structuur aankan.
Je wilt digitaliseren of automatiseren
Denk aan selfservice portals, AI, rapportages, automatisering van processen.
Signaal: Je innovaties worden geremd door slechte of inconsistente data.
Lees ook: Van AI FOMO naar slimme sales: waarom goede data en MDM cruciaal zijn
Stappenplan MDM
Herken je deze signalen en wil je beginnen met een MDM strategie? Hierbij een stappenplan om een goede strategie te bepalen:
Stap 1. Bepaal de doelstellingen
- Waarom heb je MDM nodig? Welke signalen herken je?
- Welke problemen wil je oplossen? Bijvoorbeeld dubbele klantrecords, foutieve productgegevens, inconsistenties tussen systemen, etc.
Stap 2. Identificeer de belangrijkste data-elementen
Voorbeelden:
- Klantdata
- Productdata
- Leveranciersdata
- Medewerkersdata
Begin klein en kies een domein dat veel impact heeft en beheersbaar is, daarna kun je het stap voor stap uitbereiden.
Stap 3. Betrek stakeholders en creรซer governance
- MDM vereist samenwerking tussen IT, business, data-eigenaars en compliance
- Stel een datateam aan met hierin de verschillende disciplines
- Wijs data-eigenaars en data stewards toe, hierdoor worden verantwoordelijkheden duidelijk.
Stap 4. Analyseer de huidige situatie (as-is)
- Welke systemen bevatten master data?
- Waar zitten de knelpunten (inconsistenties, duplicaten, verouderde data)?
- Hoe worden data nu beheerd en gedeeld?
Lees ook: Van noise naar wisdom: hoe data leidt tot betere beslissingen
Stap 5. Definieer de toekomstige situatie (to-be)
- Welke datastandaarden, formats en regels wil je hanteren?
- Waar en hoe wordt de โsingle source of truthโ opgeslagen?
- Hoe wordt data gesynchroniseerd met andere systemen?
Stap 6. Kies de juiste MDM oplossing/technologie
Overweeg factoren zoals:
- Cloud vs. on-premise
- Integratiemogelijkheden met bestaande systemen (ERP, CRM, etc.)
- Workflow- en datakwaliteitstools
Stap 7. Ontwikkel een implementatieplan
- Start klein met een pilot of proof of concept
- Iteratieve uitrol (bijv. per datadomein of afdeling)
- Bepaal KPIโs (zoals % datakwaliteit, aantal duplicaten, etc.)
Stap 8. Richt datakwaliteit en datastandaarden in
- Ontwikkel validatieregels, match/merge processen, een uniforme werkwijze
- Gebruik data datakwaliteitstools om de kwaliteit van de data in stand te houden
- Biedt training aan gebruikers aan om correcte data-invoer te bevorderen en hen bewust te maken van de voordelen die het hen biedt.
Stap 9. Monitoring en optimalisatie
- Zet processen op voor bijhouden van de processen en het onderhouden van data kwaliteit
- Voer regelmatige reviews uit van governance, policies en technologie.
Conclusie
Een master data management strategie is geen doel op zich, maar een noodzaak zodra data verspreid raakt, fouten impact hebben op processen, of je organisatie groeit en digitaliseert. Herken je de signalen? Dan is het tijd om aan de slag te gaan. Deze roadmap helpt je stap voor stap richting grip op je data, en dus op je bedrijf.
