UBO-structuren begrijpen

UBO’s worden vaak verhuld door complexe juridische structuren, wat het lastig maakt om een UBO te identificeren. In dit artikel helpen we je om de complexiteit van juridische UBO-structuren beter te begrijpen en geven we voorbeelden (halverwege het artikel) van verschillende soorten UBO-structuren.

UBO Structuren

Samenvatting

De complexiteiten van eigendom en zeggenschap

Het identificeren en verifiëren van uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s) is tegenwoordig een essentiële component van zowel het Know Your Customer (KYC)-onboardings- als het monitoringsproces. Bovendien staat het centraal binnen de nieuwste reeks van internationale sancties en regels op het gebied van Anti-Money Laundering (AML) en Counter-Terrorism Financing (CTF) én van tax compliance-wetten en -standaarden zoals FATCA en CRS. De impact hiervan op de financiële sector is groot, maar ook andere organisaties met Know Your Vendor (KYV)- en Know Your Third Party (KYTP)-verplichtingen hebben ermee te maken.

Schandalen rondom de Panama Papers, Unaoil en VimpelCom onderstrepen de bittere noodzaak voor een robuuste Customer Due Diligence (CDD). En hebben daarnaast een momentum gecreëerd voor wetgevers om regels op te stellen voor het publiceren en inzichtelijk maken van UBO’s. Ondernemingen en personen die niet aan het strengere regime voldoen, riskeren fikse financiële en reputatierisico’s.

Hoewel de straffen er niet om liegen, is het ontwaren van complexe juridische structuren die zijn ontworpen om UBO’s te verhullen een enorme uitdaging.
Ook verwarring over verschillende UBO-definities, een gebrek aan accurate UBO-registers, disclosure- moeheid en opzettelijke weigering om mee te werken zijn hordes die moeten worden genomen.

Deze paper helpt om de complexiteiten van juridische beneficial ownership-structuren beter te begrijpen. Ook geeft het inzicht in hoe data en analytics de snelheid en nauwkeurigheid van UBO-identificatie kunnen verbeteren én hoe je als organisatie profiteert van verbeterd kennismanagement om resources te realloceren.

In nevelen gehuld

Wereldwijd worden er jaarlijks miljoenen nieuwe bedrijven geregistreerd, waarvoor vaak maar weinig informatie nodig is. Alleen al door deze enorme aantallen mag het identificeren van UBO’s nooit onderschat worden. Complexe UBO- structuren, zoals rechtsgebieden met een hoge mate van geheimhouding en veel brievenbusfirma’s (zoals de Kaaimaneilanden) maken het identificeren en verifiëren van UBO’s nog lastiger.

Hoewel offshore belastingparadijzen wegens tal van schandalen al het mikpunt waren van publieke woede, was er de publicatie van de roemruchte Panama Papers voor nodig om aan te tonen hoe flexibele juridische structuren – in combinatie met de bescherming die offshore jurisdicties bieden – het identificeren van (ultimate) beneficial owners bemoeilijkt.

Tot nog toe hebben maar weinig jurisdicties beneficial ownership gedefinieerd. Hoewel verschillende regelingen en standaarden op het gebied van AML en CTF grotendeels eensluidend zijn over een definitie die
gebaseerd is op de G20/OECD/FATF- principes, heeft ieder jurisdictie zijn eigen drempel. Waardoor organisaties dus verschillende beneficial ownership- aanpakken moeten hanteren.

Het openbaar maken van beneficial ownership is geen nieuw fenomeen. Juridische kaders die toezien op het inzichtelijk maken van eigendoms- en bestuursstructuren bestaan al lang als fundament onder de preventie en detectie van fraude, corruptie, belastingontduiking en criminele activiteiten. Hoewel de meeste klanten en derde partijen legitieme ondernemingen zijn, hebben terrorisme en geopolitieke instabiliteit op het wereldtoneel laten zien hoe terroristen, mensenhandelaren en corrupte ambtenaren zichzelf financieren via financiële netwerken. Als antwoord daarop hebben overheden en wetgevers recentelijk hun inspanningen opgeschroefd om de financiële steun aan deze criminelen uit te bannen, onder meer door organisaties te verplichten om uit te vinden wie het bedrijf waarmee ze te maken hebben nu eigenlijk bezit en zich ervan te gewissen dat ze betrouwbaar zijn.
UBO Structuren

Voor veel organisaties is het bepaald geen kinderspel om tot op detailniveau te komen. Het duurt vaak dagen om handmatig opgegeven informatie zoals bedrijfsnaam, adres en registratiedetails te identificeren.

Dit artikel later op je gemak teruglezen of delen?

Download het en ontvang het als PDF in je mail.

Een regulatoire catch 22

Het moge inmiddels bekend zijn dat de nieuwe regelgeving een problematische paradox met zich meebrengt. De eisen voor het identificeren en verifiëren zijn toegenomen, terwijl de toegang tot informatie nog steeds beperkt is en de juridische verhulstrategieën meerlagig en complex zijn. Het bepalen van (ultimate) beneficial ownership leunt namelijk zwaar op zelfcertificering, maar ook op informatie in bedrijfsregisters en financiële instituties, Trust and Company Service Providers (TCSP), regelgevende instanties en autoriteiten.

Toch hebben de meeste van deze bronnen geen of slechts beperkte toegang tot offshore entiteiten, of ze bevatten onbetrouwbare en incomplete data. Volgens de Wereldbank is het zo dat – voor zover openbare registers al bestaan (zoals het Persons of Significant Control- register in het Verenigd Koninkrijk)
– gedetailleerde informatie over UBO’s slechts zelden is opgenomen omdat het niet verplicht is. Ondanks de inspanningen van overheden en toezichthouders rondom openbaarmaking en transparantie, wordt informatie over UBO’s van offshore entiteiten niet opgenomen in centrale registers voor AML en CTF.

Hoewel er een trits aan regels is, is het niet verstandig om te vertrouwen op één beneficial ownership-definitie. Zo hoeven financiële instellingen van de FinCen Final Rule niet te verifiëren of individuen die op basis van zelfcertificering op een beneficial owner-lijst staan ook daadwerkelijk belanghebbenden zijn van een juridische entiteit. Zonder verdere stappen om beneficial ownership te verifiëren, zijn financiële instellingen mogelijk niet volledig compliant met wetten die zijn geïmplementeerd in andere jurisdicties, zoals de vierde AML-richtlijn van de EU.

De grootste uitdagingen van beneficial ownership

Een risicogebaseerde aanpak van beneficial ownership

Doordat het regulatoire landschap en de aard van de beschikbare informatie veranderen, lijkt UBO- identificatie een onoverkomelijke taak. Een risicogebaseerde aanpak met standaard ondergrenzen voor UBO- identificatie en three lines of defence- strategieën is standaardpraktijk voor compliance-teams met een lage risicobereidheid.

Beneficial ownership valt onder te verdelen in drie categorieën: executive directeuren (en/of senior officers), belangrijke aanhouders (die minimaal 3 procent van de effecten van een organisatie bezitten) en de facto derdenaandeelhouders. Het uitrekenen van UBO is relatief rechttoe rechtaan voor een openbaar vermeld bedrijf met directe aandeelhouders.
Het wordt echter lastiger als ownership wordt verbloemd door meerdere lagen van indirect ownership. Deze ownership-structuren brengen flinke risico’s met zich mee en vergen daarom grotere zorgvuldigheid van compliance-teams, zodat zij kunnen aantonen dat ze alle mogelijke maatregelen hebben getroffen om UBO te identificeren.

Direct en indirect ownership: leg de puzzelstukjes aan elkaar.
Beneficial ownership kan het beste gevisualiseerd worden als een reeks directe of indirecte relaties. In de volgende diagrammen hebben we de verschillende niveaus van ownership tussen belanghebbenden en entiteiten weergegeven.
Direct en indirect aandeelhouderschap
In dit voorbeeld is persoon P1 rechtstreeks eigenaar van onderneming C1 en bezit 30% van de aandelen.
Persoon P2 is een directe eigenaar van onderneming C1 en bezit 70% van de aandelen.

Eenvoudig indirect aandeelhouderschap

Dit diagram visualiseert een typisch scenario dat illustreert hoe organisaties de UBO van een doelonderneming bepalen. In deze situatie zijn de aandelen in handen van meerdere personen. In dit voorbeeld bezit Persoon 2 81,33% van de aandelen van A Holdings Ltd.
Het niveau van en de ondergrens voor ownership waar een organisatie mee wil werken, is onder meer afhankelijk van zijn risicobereidheid. Voor grondige identificatie van UBO’s is betrouwbare informatie en, voor zover nodig, gedetailleerd onderzoek vereist.
Eenvoudig indirect aandeelhouderschap

Verschillende niveaus van indirect aandeelhouderschap

In dit scenario zijn er meerdere niveaus van indirect ownership. De drie belang- hebbenden zijn duidelijk gemarkeerd in oranje vakjes. In dit geval heeft de heer Vos een belang van 32% in doelonderneming A. (50% x 65% = 32%), de heer de Wit heeft 14% en de heer Maas 50%. Nota bene: heer de Wit heeft zowel een direct als een indirect belang in bedrijf B.
Verschillende niveaus indirect aandeelhouderschap

Wil je zelf eenvoudig UBO's vaststellen?

Met indueD voer je complete compliance checks uit in één handige omgeving. Screen één bedrijf of honderden tegelijk en versnel je KYC-proces tot 80%.

Circulaire relaties (indirect aandeelhouderschap op meerdere niveaus)

Binnen deze constructie creëren organisaties een lus waarin ze belangen in andere bedrijven in dezelfde lus bezitten alsmede mogelijk aandelen in zichzelf. Door het eigendomspercentage van elk bedrijf op te tellen, zal bij veel organisaties
in de lus 100% van hun ownership terug te leiden tot andere bedrijven in de lus. Is dat niet het geval, dan representeert het tekort het percentage dat volgens het aandeelhoudersregister in het bezit is van individuen. Deze opgegeven percentages zullen lager zijn dan wat de individuen daadwerkelijk bezitten en beheren wanneer zij de enige personen zijn die betrokken zijn bij de lus.
Circulair indirect aandeelhouderschap
In bovenstaand voorbeeld zien we een aandeelhouder die door het bezit van slechts 1% van de aandelen ogenschijnlijk niet van groot belang is. In werkelijkheid blijkt het individu in deze constructie echter de enige UBO te zijn. Alle winsten worden vervolgens naar deze UBO in 1% aandelen uitgekeerd. Als het bedrijf winst maakt, ontvangt de UBO de volledige winst – maar dan in etappes van 1 procent.

Een datageïnspireerde aanpak

Voor veel organisaties is het bepaald geen kinderspel om tot op detailniveau te komen. Het duurt vaak dagen om handmatig opgegeven informatie zoals bedrijfsnaam, adres en registratiedetails te identificeren, deze informatie te verifiëren en – waar nodig – Enhanced Due Diligence (EDD) uit te voeren. Om UBO uit te rekenen werken compliance-teams vaak in silo’s en in verschillende jurisdicties vertrouwen ze vaak op verschillende rapporten en spreadsheets, evenals een scala aan online businessinformatierapporten. Deze rapporten zijn rigide, mogelijk inaccuraat en integreren niet noodzakelijkerwijs met andere systemen en databronnen.

De traditionele concern- structuuraanpak zou falen voor het indirect aandeelhouderschap op meerdere niveaus. Er is namelijk geen sprake van één globale parent, maar van twee entiteiten met een gelijk aandeel van 50%. Om het daadwerkelijke ownership accuraat te kunnen verifiëren en uitrekenen, is het essentieel dat de beschikbare data zowel globale concernstructuren als persoonlijk eigendom van aandelen verbindt. Dit kan worden gedaan
door data en analytics in te zetten om het identificeren en verifiëren van beneficial ownership te automatiseren.

De gebruikelijkste aanpak is om workflow en content samen te brengen via de Application Programming Interface-technologie. Dit versnelt het dataverzamelproces enorm én verzekert dat workflows op de juiste wijze kunnen worden gebouwd. Zo wordt directe verwerking mogelijk en kunnen complexe cases snel naar de juiste teams worden doorgestuurd. In plaats van het berekenen van de UBO via online businessinformatierapporten en spreadsheets, maakt de analist een query voor de businessentiteit in kwestie via de API. Zo initieert hij een analyse van de directe, indirecte en circulaire ownership-structuren van de businessentiteit, waarbij hij binnen enkele seconden weet wie de relevante aandeelhouders zijn en wat hun eigendomspercentage is. Ook wordt het mogelijk om een notificatiemethodologie te bouwen voor eigendomswijzigingen. Zo kunnen middelen worden vrijgemaakt om te focussen op de juiste klanten en belangrijke wijzigingen te onderzoeken.

‘De gebruikelijkste aanpak is om workflow en content samen te brengen via de Application Programming Interface-technologie.’

Uiteindelijk belanghebbenden kunnen identificeren in een paar klikken helpt niet alleen om het standaard onboarding-proces te versnellen, maar het maakt ook interne middelen vrij om te focussen op complexere onderzoeken. Door data centraal op te slaan en visualisatiesoftware te gebruiken, zijn andere businessunits bovendien in staat dezelfde informatie te gebruiken.
Zo creëer je een toeleveringsketen van relatiedata die de besluitvorming bespoedigt en de organisatorische efficiëntie vergroot. Maar een datageïnspireerde aanpak heeft nog meer voordelen. Naast een kleinere kans op reputatierisico’s door in zee te gaan met mogelijk foute PEP’s, kunnen bedrijven het aantal fouten door handmatige invoer beperken, het bedrijfsbrede kennismanagement verbeteren én de concurrentiepositie verbeteren door de operationele kosten te verminderen.

Beneficial ownership- aanbevelingen

Conclusie

Het lijdt geen twijfel dat verwarring over verschillende UBO-definities, een gebrek aan openbare registers, disclosure-moeheid en opzettelijke non-coöperatie grote uitdagingen van organisaties zijn inzake AML- en CTF- regelgevingen. De globalisering van beneficial ownership, de complexiteit van juridische corporate vehikels en het gebruik van offshore financiële centra vereisen dat data die afkomstig is uit verschillende jurisdicties forensisch onderzocht moet worden. Momenteel is transparantie rondom beneficial ownership echter nog steeds eerder uitzondering dan regel in veel jurisdicties.

De uitdagingen zijn groot, maar data analytics verzachten de pijn van de beneficial ownership-identificatie. Door de inzet van technologie en on-demand, actuele, accurate en betrouwbare databronnen die informatie over globale
concernstructuren en persoonlijk aandeelhouderschap aan elkaar knopen, kunnen organisaties erop vertrouwen dat ze de single customer view bewerkstelligen die nodig is om compliant te zijn en reputatierisico’s in de kiem smoren.

Uiteindelijk kunnen de voordelen van een datageïnspireerde aanpak alleen worden gerealiseerd door in zee te gaan met een gerespecteerde dataprovider die in staat is om grote hoeveelheden informatie – verkregen via een betrouwbare, transparante datatoeleveringsketen – te verifiëren. De ‘alle noodzakelijke middelen’-test is een regulatoire minimumstandaard, maar met relevante en hoogwaardige data die bedrijfsbreed wordt gedeeld kunnen organisaties beyond compliance gaan. Om meer agile te worden en de concurrentiepositie te verbeteren.