Data is de smeerolie van de digitale transformatie bij SHV Energy

Interview met Jagoda Leszczynska, Master Data Quality Officer bij SHV Energy

SHV Energy staat voor de taak de digitale transformatie wereldwijd vorm en inhoud te geven. Het concern kwam tot de conclusie dat het data management hierbij een cruciale factor is. Samen met Altares Dun & Bradstreet startte SHV Energy een omvangrijk project om master data management in het mondiale inkoopbeleid te optimaliseren.

SHV Energy is een familiebedrijf dat in 1896 het levenslicht zag als de Steenkolen Handels Vereniging (SHV). In de afgelopen, bijna 125 jaar, is het concern uitgegroeid tot een multinationale organisatie die bestaat uit een groep gespecialiseerde energiebedrijven. Deze bedrijven bieden particulieren en ondernemingen gedecentraliseerde en gepersonaliseerde energieoplossingen en -diensten. SHV Energy heeft een vooraanstaande positie opgebouwd en bedient klanten die vaak wonen of werken in gebieden die buiten het reguliere, plaatselijke aardgasnet vallen. Zij zijn afhankelijk van en vertrouwen op de bedrijven van SHV Energy voor hun belangrijkste energiebronnen.

Data is de smeerolie van de digitale transformatie bij SHV Energy

Interview met Jagoda Leszczynska, Master Data Quality Officer bij SHV Energy

SHV Energy staat voor de taak de digitale transformatie wereldwijd vorm en inhoud te geven. Het concern kwam tot de conclusie dat het data management hierbij een cruciale factor is. Samen met Altares Dun & Bradstreet startte SHV Energy een omvangrijk project om master data management in het mondiale inkoopbeleid te optimaliseren.

SHV Energy is een familiebedrijf dat in 1896 het levenslicht zag als de Steenkolen Handels Vereniging (SHV). In de afgelopen, bijna 125 jaar, is het concern uitgegroeid tot een multinationale organisatie die bestaat uit een groep gespecialiseerde energiebedrijven. Deze bedrijven bieden particulieren en ondernemingen gedecentraliseerde en gepersonaliseerde energieoplossingen en -diensten. SHV Energy heeft een vooraanstaande positie opgebouwd en bedient klanten die vaak wonen of werken in gebieden die buiten het reguliere, plaatselijke aardgasnet vallen. Zij zijn afhankelijk van en vertrouwen op de bedrijven van SHV Energy voor hun belangrijkste energiebronnen.

1. De uitdaging

Enorme transitie

Met al deze verschillende en sterk verspreide energiebedrijven voorziet SHV Energy in de behoeften van meer dan 30 miljoen klanten op vier continenten. Zij gebruiken uiteenlopende vormen van energie voor honderden toepassingen. SHV Energy blijft zich verder ontwikkelen en heeft stevige ambities gesteld. Het bedrijf verwacht een verdubbeling van de wereldwijde energieconsumptie de komende 30 jaar. Tegelijkertijd is het doel gesteld om in 2040 volledig te zijn overgestapt op duurzame energie. Dit betekent dat SHV Energy een enorme transitie moet doormaken waarbij het andere producten moet gaan leveren en nieuwe duurzame bronnen moet aanboren. Deze ontwikkeling staat niet op zichzelf, uiteraard. De gehele internationale energiemarkt verandert heel snel en in dat krachtenveld zal de van oorsprong Nederlandse onderneming zijn vooraanstaande positie moeten zien vast te houden en uit te breiden.

Om de geschetste uitdagingen het hoofd te bieden is SHV Energy enkele jaren geleden gestart met een digitale transformatie. Deze digitalisering is in de eerste plaats ingezet om het concern met alle verspreide locaties beter te laten samenwerken en activiteiten te centraliseren. Een van de eerste initiatieven in dit kader was de oprichting van een centraal team voor Procurement (Inkoop). Jagoda Leszczynska, Global Master Data Manager bij SHV Energy, schetst de uitdagingen. “Iedere business unit is verantwoordelijk voor zijn eigen inkoop afdeling. Omdat we wereldwijd met veel verschillende  ERP-systemen werken, waren we niet in staat data adequaat op te schonen en hadden we geen beleid en governance geformuleerd omtrent master data. Dit leidde er onder andere toe dat het lastig was om op een gestandaardiseerde manier te rapporteren over onze verschillende KPI’s en dat beslissingen in hoge mate werden genomen op basis van gevoel, in plaats van op feiten. Daar komt bij dat het lastig was om in kaart te brengen welke van onze leveranciers tot hetzelfde concern behoren. Kortom, de technologische infrastructuur en onze datahuishouding moesten zo worden ingericht dat we in staat zouden zijn meer inzicht te krijgen in onze leveranciers.”

Het komt er volgens Leszczynska op neer dat SHV Energy:

  • Een strategie moet kunnen definiëren voor category management op basis van betrouwbare data.
  • Bedrijfskritische leveranciers op een proactieve manier moet kunnen managen.
  • Meer inzicht moet krijgen in de resultaten van de verschillende business units en in de KPI’s.
  • Dezelfde leveranciers binnen de diverse databases kunnen identificeren

Iedere business unit is verantwoordelijk voor zijn eigen inkoop afdeling. Omdat we wereldwijd met veel verschillende ERP-systemen werken, waren we niet in staat data adequaat op te schonen en hadden we geen beleid en governance geformuleerd omtrent master data.”

2. De oplossing

Extra service bij self-service

Het Master Data Management project wordt ondersteund door de oplossingen van Altares Dun & Bradstreet. Het D-U-N-S-nummer van Altares Dun & Bradstreet speelt hierbij een centrale rol als essentieel onderdeel van de reeks oplossingen op het gebied van Procurement. Deze oplossingen maken het mogelijk:

  • Kosten te verlagen gedurende het inkoopproces.
  • De prestaties van leveranciers te verbeteren.
  • Het vermijden of verzachten van de gevolgen van eventuele onderbrekingen van de leveranties.
  • Het beschermen van de reputatie; niet presteren van leveranciers straalt af op de eigen onderneming.
  • Het identificeren van dezelfde leveranciers over meerdere databases.

Dit zijn exact de redenen waarom SHV Energy voor Altares Dun & Bradstreet heeft gekozen. “Aan de hand van het D-U-N-S-nummer komen we alles te weten over de betreffende leveranciers. Het nummer is immers uniek en wijst dus onomstotelijk naar één moedermaatschappij, dochteronderneming, hoofdvestiging of filiaal. We zijn begonnen met het in kaart brengen van de structuur van deze ondernemingen zodat we leveranciers die met elkaar verbonden zijn konden identificeren. Verder hebben we de profielen van deze leveranciers verrijkt en aangevuld met gegevens die wij nog niet hadden. Tegelijkertijd hebben we duplicaten en inactieve entiteiten van leveranciers verwijderd.  Zo hebben we een begin gemaakt met het opschonen van onze database”, vertelt Leszczynska. “De volgende stap – de API integratie – was erop gericht om ons bestaande Source to Contract inkoopsysteem te koppelen aan de Altares Dun & Bradstreet database. Met deze realtime verbinding krijgen we automatische updates over veranderingen in het profiel en de bedrijfsstructuur van onze leveranciers. Deze koppeling maakt het tevens mogelijk het D-U-N-S-nummer in te zetten in het supplier onboarding proces van SHV Energy.”

De implementatie van de API was aardig rechttoe rechtaan. Deze is modern en biedt een zogenaamde typeahead functie. Daarmee worden mogelijke matches al tijdens het typen getoond. Ook hebben we toegang tot rijke informatiesets, zoals familiestructuren en sectoren.”

3. Het resultaat

Duurzame toekomst

Leszczynska is als Master Data Management expert zeer tevreden over de manier waarop SHV Energy nu kan beschikken over accurate, complete, unieke en actuele gegevens op basis waarvan leveranciers ‘gescoord’ kunnen worden. “Door de consistentie en kwaliteit van data hebben we nu meer inzicht in ons leveranciersnetwerk en wie dus onze belangrijkste leveranciers zijn.” Hier kunnen we nu proactief op handelen; we hebben veel meer dan ooit de regie in handen. Tegelijkertijd hebben we nu de data beschikbaar waarmee inkopers betere contracten kunnen onderhandelen. We weten nu namelijk veel nauwkeuriger dat verschillende van onze leveranciers tot hetzelfde concern behoren.”

Voordelen

Leszczynska benadrukt dat SHV Energy grote stappen heeft gezet met master data management in het inkoopsegment. De resultaten spreken voor zich:

  • De risico’s zijn sterk gereduceerd. Bedrijfskritische leveranciers kunnen nu financieel gescoord worden op basis van data. Dit komt de business continuïteit ten goede.
  • Category management krijgt een impuls nu SHV Energy de hiërarchie tussen verschillende leveranciers inzichtelijk heeft gemaakt. Tegelijkertijd wordt er nu structureel gerapporteerd aan de hand van standaard KPI’s, waardoor business intelligence betrouwbaarder wordt.
  • SHV Energy kan verschillende procesoptimalisaties uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan purchase to pay en aan het delen van data over verschillende IT-systemen heen. Ook het leverancier onboarding proces krijgt een impuls, nu duplicaten uit de database zijn verdwenen. Het gaat sneller en zonder fouten.

Duurzame toekomst

Jagoda Leszczynska weet dat zij met SHV Energy nog enkele grote stappen kan zetten als het gaat om master data management. Zij denkt dan onder andere aan het visualiseren van de familiestructuur van leveranciersbedrijven. “Daarnaast zien we nog kansen om het monitoren van kritische leveranciers te automatiseren, waardoor we nog sneller kunnen ageren. En nu we als SHV Energy streven naar een volledige duurzame energievoorziening, zoeken we naar mogelijkheden om leveranciers te scoren op duurzaamheid. We weten dat we hierbij kunnen terugvallen op de kennis en expertise van Altares Dun & Bradstreet, die wij als strategisch partner aan onze zijde hebben. Ik ben heel tevreden met de samenwerking met Altares Dun & Bradstreet. Zij snappen de data en de business. Samen gaan we stappen zetten richting de duurzame toekomst.”

We weten dat we kunnen terugvallen op de kennis en expertise van Altares Dun & Bradstreet, die wij als strategisch partner aan onze zijde hebben. Ik ben heel tevreden met de samenwerking met Altares Dun & Bradstreet. Zij snappen de data en de business. Samen gaan we stappen zetten richting de duurzame toekomst.”

Uitdagingen

Waarmee kunnen wij helpen?

Wil je ook zoiets?

Spreekt de case van SHV Energy je aan? Wil je advies over hoe je onze data in kunt zetten voor de doelstellingen van je bedrijf? Of heb je een vraag? Vul dan rechts het formulier in. We nemen zo snel mogelijk contact met je op.