Europa digitaliseert in rap tempo. Met het ViDA-programma (VAT in the Digital Age) zet de EU flinke stappen richting realtime btw-rapportage en e-facturatie. In die context is het controleren van btw-nummers via VIES (VAT Information Exchange System) geen administratieve formaliteit meer. Het is een belangrijk onderdeel van je complianceproces.
Wat is een VIES-check?
Via VIES kun je controleren of een btw-nummer geldig is binnen de EU. Dit helpt je om:
- btw-fraude te voorkomen (bijvoorbeeld carrouselfraude)
- btw-verleggingsregels correct toe te passen
- aan fiscale verplichtingen te voldoen bij internationale transacties
Een vergissing in btw-afhandeling kan leiden tot boetes, naheffingen of gedoe bij controles. Daarom is een VIES-check geen extra stap, maar een basisvoorwaarde.
Niet alleen voor klanten, ook voor leveranciers
Veel organisaties controleren alleen klanten. Maar juist bij leveranciers speelt dit net zo goed. Een geldig btw-nummer geeft zekerheid over:
- correcte facturatie en btw-verlegging
- interne compliance en audit trails
- het vermijden van transacties met partijen die niet pluis zijn
Na een VIES-check ontvang je een consultation number. Dat nummer bewijst dat je de controle hebt uitgevoerd. Zeker richting ViDA wordt dit steeds belangrijker.
ViDA: btw-compliance wordt digital-first
De belangrijkste veranderingen:
- Vanaf juli 2030 wordt e-facturatie verplicht voor grensoverschrijdende B2B-transacties.
- In 2032 komt er een centrale EU-database die VIES uiteindelijk vervangt.
Tot die tijd blijft VIES de officiรซle bron voor btw-validatie. Bedrijven die nu geen controle uitvoeren, lopen risicoโs die makkelijk te voorkomen zijn.
Lees ook: NIS2: de nieuwe realiteit voor bedrijven in de Benelux en hoe data je sterkste verdediging kan zijn
VIES-checks handmatig uitvoeren? Dat kost tijd
Het handmatige EU-portaal werkt, maar is niet gemaakt voor organisaties die regelmatig veel btw-nummers moeten controleren. Het is foutgevoelig en lastig schaalbaar.
Dit kan slimmer.
Automatiseren met Altares & de VIES API
Met de Direct+ Data Blocks API van Altares Dun & Bradstreet kun je btw-nummers rechtstreeks uit bedrijfsdata halen. Die verwerk je vervolgens automatisch via de VIES API.
Dat levert het volgende op:
- snelle en schaalbare validatie van btw-nummers
- automatische vastlegging van het consultation number
- minder handmatig werk en minder kans op fouten
- beter auditbaar complianceproces
Je maakt VIES-checks zo onderdeel van je dagelijkse workflow, zonder gedoe.
Samengevat
Een VIES-check is geen vinkje voor de vorm. Het is een manier om risicoโs te beperken en betrouwbaarheid te borgen. Door dit proces te automatiseren, maak je het niet alleen eenvoudiger, maar ook sterker. En je bent voorbereid op de veranderingen die met ViDA op je afkomen.
Wil je verkennen hoe dit eruitziet voor jouw organisatie? Neem contact met ons op.
