Wat is een UBO?
Wat is een UBO precies? Is ook jouw bedrijf verplicht de UBO in kaart te brengen? Verrijk je kennis rondom de UBO.
UBO - Index
Wat is een UBO?
UBO’s kunnen zich echter wel verstoppen. Dit gebeurt vaak via holdings en andere bedrijfsstructuren waardoor je niet direct kunt zien wie de UBO is. Indien dit niet het geval is en er geen UBO is, wordt het hogere management of leidinggevend personeel als UBO aangewezen. Dit wordt dan de pseudo-UBO genoemd.
Toch zitten er wat gaten in deze definitie. Zo geldt in elk land een ander percentage, en kunnen UBO’s zich ook ‘verstoppen’ achter lagen van andere bedrijven, holdings of BV’s. Een UBO vaststellen is nog niet zo gemakkelijk en dat terwijl je in Nederland verplicht bent de UBO’s van je zakenrelaties en leveranciers te achterhalen.
Is een UBO verplicht?
Binnen Nederland is het registeren van UBO’s verplicht, maar dit hangt van de rechtsvorm af van het bedrijf. Internationaal zijn er andere regels voor het registreren van UBO’s. Dit verschilt per land.
Volgens de Wereldbank is het zo dat informatie over UBO’s zelden in openbare registers worden opgenomen. Simpelweg omdat het niet verplicht is. Overheden en toezichthouders spannen zich in voor transparantie van deze UBO informaties, maar informatie over UBO’s worden niet opgenomen in wet- en regelgeving zoals de AML en CTF wetten.
In de EU zijn er onderling afspraken gemaakt en is het verplicht een UBO-register bij te houden voor bedrijven. In Nederland zijn niet alle bedrijven verplicht om een UBO te registreren in de KvK. Hieronder volgt een lijst van rechtsvormen en of zij wel of niet verplicht zijn een UBO te registreren:
Deze rechtsvormen zijn verplicht om hun UBO(‘s) te registeren:
• Besloten en naamloze vennootschappen die niet beursgenoteerd zijn (en 100% dochterondernemingen van deze vennootschappen)
• Europese coöperatieve vennootschappen (SCE’s)
• Europese naamloze vennootschappen (SE’s)
• Europese economische samenwerkingsverbanden die een zetel in Nederland hebben (EESV)
• Verenigingen
• Stichtingen
• Kerkgenootschappen
• Coöperaties
• Maatschappen
• Verenigingen onder firma (vof’s)
• Commanditaire vennootschappen (cv’s)
• Rederijen
• Beursgenoteerde vennootschappen (NV’s en BV’s)
• Eenmanszaken
• Publiekrechtelijke rechtspersonen
• Verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming voeren
• Vereniging van Eigenaren (VvE’s)
• Overige privaatrechtelijke rechtspersonen zoals historische rechtspersonen (gildes)
UBO’s vaststellen
In Nederland is registratie in het UBO-register verplicht (in verband met een rechtszaak kun je (tijdelijk) het UBO-register niet raadplegen), maar in veel landen is het registreren van een UBO niet verplicht. Bijna 70% van de Nederlandse BV’s zijn via aandelen verbonden met een ander bedrijf in Nederland of zijn internationaal met een ander bedrijf verbonden. Meer dan 30% van de Nederlandse BV’s en NV’s hebben een link met het buitenland. Dit betekent dat met alleen het UBO-register je niet altijd alle UBO’s van Nederlandse bedrijven kunt achterhalen.
Je kan informatie over UBO’s vaak achterhalen door dit aan een bedrijf zelf te vragen. Je vraagt dan schriftelijk om een lijst met bedrijven en/of namen die 25% of meer aandeel hebben in het bedrijf. Hier heb je relatief weinig onderzoekswerk aan. Onthoud wel dat een bedrijf geen UBO kan zijn, een UBO is altijd een persoon. Je zult dus bij een lijst waar een bedrijf op staat, ook de UBO van dit bedrijf moeten achterhalen. Door dit op te vragen bij de bedrijven vertrouw je volledig op het bedrijf en dat de informatie die geleverd wordt ook daadwerkelijk klopt. Daarnaast vind er geen monitoring plaats. Ook als je de vraag bij je (toekomstige) zakenrelatie neerlegt blijft de verantwoordelijkheid bij jezelf.
Een andere mogelijkheid is zelf op onderzoek uitgaan. Hierbij raadpleeg je geverifieerde (internationale) bronnen. Hierdoor houdt je zelf de leiding, maar dit kan vooral internationaal een tijdrovende klus zijn. Je krijgt met verschillende manieren van opvoeren te maken. In sommige landen is het niet verplicht om een UBO te registreren dus zal je niet overal een UBO kunnen achterhalen. Daarnaast zal je in verschillende landen ook met verschillende talen te maken krijgen en dus ook eventuele taalbarrières.
Een externe partij kan hierbij goed ondersteunen. Het voordeel hiervan is dat je zelf geen tijd kwijt ben aan onderzoek. Wel blijf je zelf verantwoordelijk voor de resultaten van het onderzoek. Het is daarom belangrijk dat je een gerenommeerde partner vind voor deze samenwerking.
Het UBO-register
Het UBO-register is een Nederlandse database met alle uiteindelijk belanghebbende van bedrijven met een Nederlands Kamer van Koophandel nummer en een bepaalde rechtsvorm (zie is een UBO verplicht?). Dit komt voort uit EU-regelgeving dat elk Europees land een UBO-register moet bijhouden. Dit register is openbaar en bevat informatie zoals voor- en achternaam van een UBO, geboortejaar en nationaliteit.
De UBO-database
Naast het nationale UBO-register is er ook de UBO-database. Het grootste verschil tussen het UBO-register en de UBO-database, is dat de UBO-database een internationale verzameling is van UBO’s, pseudo-UBO’s en aandeelhouders. Ook staan de UBO’s er al vanaf 0,01% belang in, in plaats van 25% bij het UBO-register.
Heeft ieder land een UBO-register?
Nee, een UBO-register is niet verplicht wereldwijd. Er is geen internationaal UBO-register. Binnen de EU is deze verplichting er wel en hebben alle Europese landen een UBO-register. Deze kun je vaak opvragen bij de lokale kamer van koophandel. Hier zitten wel een aantal haken en ogen aan. Een UBO vaststellen kan internationaal best lastig zijn zodra je buiten de EU zaken doet. Er is helaas geen internationale lijst van UBO’s. De beste kans van slagen heb je door een internationale partner hierin te vinden.
Hoeveel UBO’s heeft een bedrijf?
Dit verschilt per bedrijf. Elke natuurlijke persoon die 25% of meer in aandeel heeft is een UBO. Maar anders dan je denkt kunnen wel degelijk meer dan vier personen een UBO binnen een bedrijf zijn. UBO-structuren kunnen erg ingewikkeld worden.
Zo zie je in dit voorbeeld dat het niet meteen duidelijk wordt wie de UBO’s zijn. Zowel direct als indirect zijn er mensen met aanzienlijk belang in de organisaties. UBO’s kunnen zich ook verschuilen achter lagen van BV’s. Deze complexe structuren maakt het lastig om de UBO’s te kunnen achterhalen.
Veranderen UBO’s vaak?
UBO’s kunnen jaren lang hetzelfde blijven, of snel veranderen. Je zult dit niet snel doorhebben tenzij je UBO’s van organisaties monitort via een tool. Van veranderingen in een UBO-register krijg je vrijwel nooit een melding. Het is belangrijk om te weten wanneer een UBO veranderd. De nieuwe UBO kan immers op een sanctielijst staan, of kan een PEP (Politically Exposed Person) zijn. Zo zijn er meer risico’s die zich voor kunnen doen bij de verandering van UBO’s. Een tool die dit voor je monitort kan de oplossing zijn.
