UBO
Vaststellen, structuren en monitoring
UBO-informatie verandert en structuren zijn zelden statisch. In dit deel staat de praktijk centraal: van complexe eigendomsstructuren tot het monitoren van UBO-wijzigingen.
Hoe stel je UBO's vast?
1. UBO’s opvragen bij de organisatie zelf
Een organisatie kan schriftelijk worden gevraagd om een overzicht van aandeelhouders met 25% of meer belang. Dit is relatief eenvoudig, maar kent risico’s:- je vertrouwt volledig op aangeleverde informatie
- er vindt geen automatische monitoring plaats
- de verantwoordelijkheid blijft altijd bij jou
2. Zelf onderzoek doen
Je kunt UBO’s vaststellen door gebruik te maken van geverifieerde (internationale) bronnen. Dit geeft meer controle, maar is vaak:
- tijdrovend
- complex bij internationale structuren
- lastig door taal- en registratieverschillen
3. Ondersteuning door een externe partij
Een gespecialiseerde partner kan het onderzoek uit handen nemen. Dit bespaart tijd, maar:- de eindverantwoordelijkheid blijft bij jouw organisatie
-
betrouwbaarheid van de partner is cruciaal
De UBO-database
Naast het nationale UBO-register is er ook de UBO-database. Het grootste verschil tussen het UBO-register en de UBO-database, is dat de UBO-database een internationale verzameling is van UBO’s, pseudo-UBO’s en aandeelhouders. Ook staan de UBO’s er al vanaf 0,01% belang in, in plaats van 25% bij het UBO-register.
Lees onze blogpost over de belangrijkste verschillen: UBO-register versus UBO-database
Hoeveel UBO's heeft een bedrijf?
Dit verschilt per bedrijf. Elke natuurlijke persoon die 25% of meer in aandeel heeft is een UBO. Maar anders dan je denkt kunnen wel degelijk meer dan vier personen een UBO binnen een bedrijf zijn. UBO-structuren kunnen erg ingewikkeld worden.
Zo zie je in dit voorbeeld dat het niet meteen duidelijk wordt wie de UBO’s zijn. Zowel direct als indirect zijn er mensen met aanzienlijk belang in de organisaties. UBO’s kunnen zich ook verschuilen achter lagen van BV’s. Deze complexe structuren maakt het lastig om de UBO’s te kunnen achterhalen.
Veranderen UBO's vaak?
UBO’s kunnen jaren lang hetzelfde blijven, of snel veranderen. Je zult dit niet snel doorhebben tenzij je UBO’s van organisaties monitort via een tool. Van veranderingen in een UBO-register krijg je vrijwel nooit een melding. Het is belangrijk om te weten wanneer een UBO veranderd. De nieuwe UBO kan immers op een sanctielijst staan, of kan een PEP (Politically Exposed Person) zijn. Zo zijn er meer risico’s die zich voor kunnen doen bij de verandering van UBO’s. Een tool die dit voor je monitort kan de oplossing zijn.
UBO is onderdeel van Compliance Management. Lees hier meer over op onze Compliance pagina.
Direct contact met een Compliance specialist.
