Weet jij wie de échte eigenaar is van het bedrijf waar je zaken mee doet? Het is vaak niet zomaar de directeur of CEO. De echte uiteindelijke belanghebbende (ook wel UBO: Ultimate Benificial Owner) gaat vaak verborgen achter lagen van complexe eigendomsstructuren. De UBO achterhalen is echter wel een belangrijk onderdeel van je due diligence proces. Het kan zomaar zo zijn dat de UBO een persoon in een land is waar sancties op liggen of zich in een crimineel netwerk bevindt. Het niet identificeren van de UBO kan dus ernstige gevolgen hebben, waaronder juridische gevolgen en reputatieschade. Met deze vijf tips kun je de UBO identificeren en risico’s minimaliseren.
Tip 1: Verifieer met wie je zaken doet
Wist je dat Heineken uit meer dan 100 bedrijven bestaat? Zo zijn er meer bedrijven die ingewikkelde structuren gebruiken en dus eigenlijk uit meer dan één bedrijf bestaan. Als je een nieuwe klant krijgt wil je op dat moment ook zeker weten uit welke entiteiten dat bedrijf bestaat. In Nederland lijkt dit vaak vrij simpel: Je gaat naar de Kamer van Koophandel en vraagt om een KvK uittreksel, of je vraagt dit aan de klant zelf. Maar een Nederlands bedrijf betekent niet per se dat de UBO ook Nederlands is. Een check bij de KvK is dus niet genoeg.
Een oplossing hiervoor is het gebruik van D-U-N-S-nummers. Dit ‘Data Universal Numbering System’-nummer is namelijk uniek per entiteit wereldwijd. Of je de UBO van een Nederlands bedrijf wilt achterhalen, of internationaal zaken doet, met een D-U-N-S-nummer kun je eenvoudig verifiëren met welk bedrijf je exact zaken doet. Zo voorkom je B.V./N.V. fouten en kijk je altijd naar hetzelfde bedrijf.
Tip 2: Doe je eigen due dilligence
Nu je weet met welk bedrijf je zaken doet kunnen we gaan kijken naar de UBO’s van het bedrijf. Als je geluk hebt gaat dit gemakkelijk en staan shareholders en andere belangrijke spelers binnen een bedrijf op hun eigen website of in een uittreksel van de KvK. Soms moet je wat harder zoeken tussen jaarverslagen of andere corporate documenten. Maar in de praktijk zien wij vaak dat UBO’s zich graag verstoppen via andere bedrijven, B.V’s of Holdings. In theorie zou je dan weer bij deze bedrijven moeten zoeken naar de UBO, en zo kun je uiteindelijk de UBO van het bedrijf vinden.
Tip: UBO-structuren zijn complex. Om ze wat begrijpelijker te maken hebben wij een whitepaper geschreven: UBO-structuren begrijpen
Tip 3: Betrek een expert
Is handmatig de UBO achterhalen te complex of tijdrovend voor jouw organisatie? Dan is het handig om een expert in te schakelen. Naast dat ze de UBO achterhalen, leggen ze ook een audit trail voor je vast. Een audit trail is van essentieel belang wanneer een toezichthouder komt kijken of jouw bedrijf wel goed onderzoek heeft gedaan naar de nieuwe klant. Een expert inschakelen loont dus wel maar is geen langetermijnoplossing. Het is niet alleen kostbaar, maar is ook een tijdelijke oplossing voor een proces dat doorlopend gedaan moet worden. Het is dus belangrijk om je compliance afdeling snel wegwijs te maken in het achterhalen van UBO’s. Dus met het inschakelen van een expert, verlaag je wel (tijdelijk) de werkdruk van de compliance afdeling en koop je tijd om een duurzame oplossing te vinden terwijl je aan de wet blijft voldoen.
Tip 4: Gebruik een compliance tool
Vooral wanneer je internationaal zaken doet of wanneer snelheid van je klantacceptatieproces centraal staat, is het handig om onderzoek te doen naar een compliance tool. In wezen doen deze tools hetzelfde als een expert; het achterhaalt de UBO en logt een audit trail. indueD, onze compliance tool, gaat nog een stapje verder. Het gebruikt het D-U-N-S-nummer om binnen enkele minuten de UBO te achterhalen én screenen. Want weten wie de UBO is, zegt nog niks over of je wel zaken mag doen met deze UBO.
Ontdek: indueD: de compliance oplossing voor snelle KYC-checks
Tip 5: Blijf de UBO monitoren
De UBO van vandaag is niet de UBO van morgen. Je wilt dus niet alleen weten met wie je vandaag zakendoet, maar ook wie er morgen voor je staat. Je zult daarom als bedrijf periodiek een nieuwe UBO-check moeten uitvoeren om compliant te blijven. Omdat je het herhaaldelijk moet doen is het des te waardevoller om hier een snel maar zorgvuldig proces van te maken. Tools zoals indueD doen dit voor je. Zij houden wijzigingen bij van UBO’s, maar ook van PEP- en sanctielijsten. Mocht er dus iets veranderen dat invloed heeft op het bedrijf waarmee je zaken doet, krijg je meteen een melding.
Samengevat is het belangrijk dat je zeker weet met welk bedrijf je zaken doet, en met welke UBO je zaken doet. Dit achterhalen kan soms erg gemakkelijk gaan, maar vaak is het zoeken naar de UBO speld in de hooiberg. D-U-N-S-nummers, onderzoek, experts en tools kunnen dit proces een stuk makkelijker maken. Als je daarna ook nog de UBO blijft monitoren ben je volledig zeker van een waterdicht systeem en loop je zo min mogelijk risico.
Meer weten over Altares Dun & Bradstreet en de UBO
Doordat we officiële partner van het Dun & Bradstreet Worldwide Network zijn hebben we toegang tot de grootste zakelijke database ter wereld. Met meer dan 175 jaar ervaring en een gepatenteerd datakwaliteitsproces dragen we zorg voor een actuele database. Deze krijgt dagelijkse updates zodat je altijd over de laatste data beschikt. Onze experts hebben uitgebreide kennis van mondiale concernstructuren en UBO’s en helpen je graag verder met een passende oplossing voor jouw uitdaging. Neem hier contact op.
