‘Er bestaat niet zo iets als slechte publiciteit’ zei P.T. Barnum ooit. Maar in de praktijk blijkt voor bedrijven niets minder waar. Een slechte reputatie trekt niet alleen de aandacht van toezichthouders, maar ook de consument wordt zich steeds bewuster van de reputatie van een bedrijf. Reputatieschade doet vaak meer slecht dan goed, maar hoe zorg je ervoor dat je bedrijf geen krantenkop wordt?
Dankzij de komst van social media en 24/7 nieuws liggen bedrijven steeds vaker onder een vergrootglas. Zodra een groot bedrijf een misstap begaat is dit terug te vinden in het nieuws. Denk aan de sjoemelsoftware van Volkswagen, Wells Fargo die miljoenen betaalde aan de Amerikaanse overheid vanwege spookrekeningen, en zo gaat het lijstje nog even door. Helaas kun je niet altijd voorkomen dat je als bedrijf een fout maakt, maar fouten hoeven niet altijd te leiden tot reputatieschade.
Begin bij de bron
Houd je bedrijf eens goed onder de loep. Hoe staat het bedrijf er voor? Voldoe je aan lokale en internationale wetgeving (de AML, lokale wetten rondom witwassen)? Vaak begint reputatieschade namelijk door iets binnen in de organisatie. Niet alleen wetten, ook gedragscodes zijn belangrijk bij het voorkomen van reputatieschade. Het is belangrijk om hier een goed overzicht van te bewaren. Waar gedragscodes vaak bij HR liggen en relatief eenvoudig op te stellen zijn, kan wet en regelgeving onbedoeld bij meerdere afdelingen liggen. Daar komt dan ook nog bij dat wetten vaak niet in gemakkelijke taal geschreven zijn.
Idealiter ligt de verantwoordelijkheid van de naleving van de wet- en regelgeving bij een compliance of legal afdeling, maar in de praktijk heeft elke afdeling een stukje verantwoordelijkheid. Denk aan hoe marketing met persoonsgegevens omgaat, hoe sales met offertes omgaat enzovoorts. Hierdoor kan het lastig zijn om naleving te controleren als legal/compliance afdeling. Het kan enorm helpen om alle data gecentraliseerd op één plek te bewaren en dit regelmatig op te schonen en te checken op actualiteit.
Bekijk ook: Altijd schone en accurate data met dataxess
Reputaties van klanten en leveranciers
Bedrijven zijn vaak afhankelijk van andere bedrijven zoals leveranciers of grote opdrachtgevers. Als je met deze bedrijven intensief samenwerkt, is het een goed idee om deze te screenen (customer due diligence). Zo kun je na gaan of deze bedrijven gesanctioneerd zijn of dat er andere bijzonderheden zijn. Doe dit alleen met nieuwe leveranciers/klanten, maar zeker ook bij bedrijven waar je al mee samenwerkt. Hierna kun je beslissen in hoeverre de uitslag van de screening invloed heeft op jouw reputatie.
Een mens is (g)een bedrijf
Waar je samenwerkt met bedrijven, werk je samen met mensen. Niet alleen een bedrijf kan jouw reputatie op losse schroeven zetten, ook een persoon kan er voor zorgen dat de reputatie van een bedrijf een klap oploopt. Mensen die invloed hebben op je reputatie zijn de uiteindelijk belanghebbende (UBO) of een PEP. PEP staat voor Politically Exposed Person, dit zijn mensen die een prominente publieke functie bekleden. PEP’s vormen over het algemeen een hoger risico als het gaat om betrokkenheid bij omkoping en corruptie vanwege de functie die ze hebben. Hierbij kun je denken aan leden van het bestuur van een politieke partij, maar ook commandanten van Strijdkrachten. Daarom is het slim om over een screeningtool te beschikken die niet alleen bedrijven screent, maar ook screent op UBO’s en PEP’s.
Foutje bedankt
Mocht er, ondanks je beste bedoelingen, toch iets fout gaan, dan is het vooral belangrijk dat je open, transparant en benaderbaar bent. Wees vooral proactief als het gaat om communiceren over het probleem, zo houd je zelf het narratief in handen en laat je zien dat je serieus met het probleem om gaat. Los het probleem zo snel mogelijk op en geef duidelijk aan wat je in de toekomst zal doen om herhaling te voorkomen. Zo kun je het vertrouwen weer langzaam herstellen, en loop je de minste risico op reputatieschade.
Om reputatieschade te voorkomen en beheren, is interne naleving van wetten en gedragscodes cruciaal. Omdat de verantwoordelijkheid van het naleven van wetten vaak onbedoeld verspreid ligt over het bedrijf zijn een centrale gegevensopslag en regelmatige controles belangrijk. Daarnaast helpt het screenen van zowel nieuwe als bestaande klanten, leveranciers, UBO’s en PEP’s, een externe tool kan dit proces geheel uit handen nemen. Toch een fout gemaakt? Wees open, transparant en proactief in communicatie om het vertrouwen te herstellen. Kortom, het behoud van een goede reputatie vereist voortdurende zorg en aandacht.
