Terug naar de basis: Wat is een UBO? Laten we bij het begin beginnen. Een UBO is een ‘ultimate beneficial owner’, ook wel uiteindelijk belanghebbende. Een uiteindelijk belanghebbende is in beginsel een persoon die uiteindelijk meer dan 25% van de aandelen of stemrechten van een onderneming bezit of controleert, of op een andere manier de controle over de onderneming of het management ervan uitoefent.
UBO-identificatie
Niet iedereen wil als UBO worden geïdentificeerd. Criminelen maken bijvoorbeeld juist bewust gebruik van de ondoorzichtigheid van vennootschapsvormen om hun identiteit en het werkelijke doel van de organisatie te verbergen. De reden hiervoor kan simpelweg ouderwetse belastingontduiking zijn, maar het kan ook zijn om te voorkomen dat de autoriteiten criminaliteit, zoals het witwassen van geld of omkoping en corruptie, opsporen. Erger nog: het kan een dekmantel zijn voor terroristische activiteiten.
Wat de reden ook is, jij wilt als organisatie voldoen aan de wetgeving, maar bovenal de reputatie beschermen en risico’s inperken. Word je als bedrijf in verband gebracht met criminaliteit, corruptie of witwassen? Dan loopt jouw reputatie gevaar en blijven klanten misschien wel weg en willen businesspartners niet meer samenwerken.
Structuren begrijpen door data
Het identificeren van een UBO en blootleggen van criminele activiteiten bij zakenpartners is dus naast de wettelijke verplichtingen ook noodzakelijk voor het beschermen van je organisatie. Een volledige UBO structuur uitdiepen is echter geen makkelijke klus. In onze paper “UBO-structuren begrijpen” helpen we je de complexiteiten van juridische beneficial ownership-structuren beter te begrijpen. Ook geeft het inzicht in hoe data en analytics de snelheid en nauwkeurigheid van UBO-identificatie kunnen verbeteren én hoe je als organisatie profiteert van verbeterd kennismanagement om resources beschikbaar te stellen voor andere doelen.
Hoe staat het met het UBO register?
Het UBO register valt onder de Handelsregisterwet en is in beheer van de Kamer van Koophandel. Het doel van het UBO register is het tegengaan van zaken die vallen onder financieel-economische criminaliteit. Je kan hierbij denken aan het witwassen van geld. Sinds 27 september 2020 moeten organisaties hun UBO’s inschrijven. Schrijf je jouw UBO’s niet tijdig in, dan worden er boetes of sancties opgelegd.
In Nederland zijn de volgende rechtspersonen verplicht om hun UBO’s te registreren:
- niet-beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen
- stichtingen
- Vereniging met volledige rechsbevoedheid
- Verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid maar met onderneming
- onderlinge waarborgmaatschappijen
- coöperaties
- personenvennootschappen: maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen
- rederijen
- Europese naamloze vennootschappen (SE)
- Europese coöperatieve vennootschappen (SCE)
- Europese economische samenwerkingsverbanden die volgens hun statuten hun zetel in Nederland hebben (EESV)
- kerkgenootschappen
Het UBO register is inzichtelijk voor iedereen. Slechts een deel van de informatie over de UBO’s is openbaar. Het gaat dan om:
- de voor- en achternaam;
- de geboortemaand en het geboortejaar;
- de nationaliteit;
- in welk land of staat de persoon woont;
- en de aard en omvang van het economische belang van de UBO.
Bepaalde bevoegde autoriteiten, zoals bijvoorbeeld het Openbaar Ministerie kunnen meer informatie inzien. Het UBO register is in Nederland inmiddels operationeel en betaald raad te plegen.
UBO over de grens is andere koek
Dit is de stand van zaken voor Nederland. Maar een UBO stopt niet bij de landsgrens. Wanneer je zaken doet met een organisatie in het buitenland, zal je de UBO-gegevens moeten opvragen uit een internationaal register. Dus hoe zit het met de rest van de landen?
De implementatie van de richtlijnen verloopt in ieder land in een ander ritme en daarnaast mag een land zelfstandig beslissingen nemen rondom de inrichting van hun lokale UBO register. Zij bepalen dus of een register bijvoorbeeld openbaar of besloten is en welke informatie hierin verwerkt wordt.
Doe je internationaal zaken, dan zit je dus met de volgende uitdagingen:
- UBO registers zijn nog niet in elk land volledig operationeel
- De registers bevatten in elk land andere informatie
- Landen bepalen zelf wie wel en wie geen toegang heeft tot het register
- UBO registers in verschillende landen zijn voorlopig nog niet aan elkaar gekoppeld
Zoals je ziet heeft het UBO register in elk land een eigen duiding en status. Doe jij zaken met een organisatie over de grens? Dan is het heel waarschijnlijk dat hier andere regels gelden voor UBO’s en is het de vraag of de informatie uit het bijbehorende register makkelijk te raadplegen is. Ben jij op zoek naar een aanpak om internationale UBO’s kan achterhalen? Lees dan onze paper “Grensoverschrijdende aanpak om de internationale UBO te achterhalen”.
