Altares Dun & Bradstreet vereenvoudigt screeningprocessen voor XXImo
XXImo heeft één duidelijk doel voor ogen: eenvoudige, duurzame en geoptimaliseerde betaaloplossingen gericht op mobiliteit aanbieden aan de zakelijke markt.
De mobiliteitsexpert ontwikkelde een platform waarmee organisaties in Nederland, België en Duitsland de mobiliteit van hun klanten en werknemers effectief kunnen beheren. Met plannen om hun diensten uit te breiden naar Frankrijk, Ierland en het Verenigd Koninkrijk, biedt XXImo verschillende flexibele reismogelijkheden aan werknemers van talloze bedrijven, variërend van tanken en laden, tot openbaar vervoer en deelmobiliteit.
Bovendien onderhoudt XXImo al meer dan tien jaar een strategisch partnerschap met Visa en is zij sinds 2023 ook Visa Principal Member. De XXImo-mobiliteitskaart maakt namelijk gebruik van het Visa-netwerk om transacties voor mobiliteit naadloos te faciliteren.
XXImo
150.000+
Gebruikers
10+
Al meer dan 10 jaar actief
90
Medewerkers
Voordat we met een bedrijf in zee gaan, voeren we altijd een grondige analyse uit en vragen we verschillende bewijsstukken op voor identificatie en verificatie”
1. De uitdaging
Een internationale oplossing voor screening
“Voordat we met een bedrijf in zee gaan, voeren we altijd een grondige analyse uit en vragen we verschillende bewijsstukken op voor identificatie en verificatie”, legt Nicolien Nusselder, Head of Operations bij XXImo, uit. Als verantwoordelijke voor het klantensucces en de KYC-afdeling van XXImo, heeft ze de taak om potentiële klanten te screenen. “Voor deze analyse gebruikten we al IndueD, een tool voor compliance management en due diligence van Altares Dun & Bradstreet. Hiermee kunnen we bedrijven screenen op huidige sancties, internationale PEP- en sanctielijsten en wereldwijd UBO's (Ultimate Beneficial Owners) identificeren, screenen en monitoren. Daarnaast kunnen we ook onze eigen compliance-controles uitvoeren.”
“Ondanks deze handige tool, zochten we toch door naar een manier om screenings nog efficiënter en eenvoudiger te verrichten. Er waren namelijk nog best wel veel tussenstappen. Eerst moesten we bewijsstukken opvragen bij klanten, daarna IndueD raadplegen, vervolgens moest de potentiële klant zich opnieuw identificeren en verifiëren, en pas als alles leek te kloppen, konden we overgaan tot een mogelijke samenwerking. Dit proces was eigenlijk erg gefragmenteerd, en ik geloof dat elke extra klik of stap ervoor kon zorgen dat bedrijven konden afhaken.”
“Daarom zocht ik naar een geautomatiseerde en geoptimaliseerde oplossing waarmee potentiële klanten het screeningsproces in één keer op een eenvoudige en snelle manier konden uitvoeren. Bovendien heeft XXImo ambities om uit te breiden naar andere Europese landen, waar verschillende wet- en regelgevingen gelden voor customer due diligence. We hadden dus echt behoefte aan een internationale oplossing. Altares Dun & Bradstreet was de enige partij die een oplossing kon bieden die compliant is aan verschillende wetgevingen en voldoet aan mijn wensen.”
2 De oplossing
Een realtime portaal op maat
“We maken nog steeds gebruik van IndueD als basis, maar Altares Dun & Bradstreet heeft daaromheen een op maat gemaakt portaal ontwikkeld, in samenwerking met partnerleverancier IDnow”, gaat Nicolien verder. “Hiermee kunnen we verschillende typen vragenlijsten naar potentiële klanten sturen. Stel dat een bedrijf interesse heeft om klant te worden bij ons, dan sturen we een vragenlijst naar de geautoriseerde vertegenwoordiger, waarin duidelijk wordt uitgelegd welke stappen hij moet nemen, welke documentatie we nodig hebben, enzovoort. Zo kan het bedrijf zich goed voorbereiden en de vragenlijst in zo’n vijftien minuten invullen.”
“Bovendien stuurt het platform automatisch herinneringen naar bedrijven als ze na zeven dagen nog geen ingevulde vragenlijst hebben teruggestuurd. Dat moesten we vroeger handmatig doen. Vervolgens ontvangen we alle ingevulde informatie, inclusief identificatie en verificatie van de invuller, in één handig pakket, dat automatisch wordt opgeslagen in een beveiligde en versleutelde kluis van Altares Dun & Bradstreet.”
“IDnow analyseert vervolgens of de identificatie aan de vereisten voldoet. De bevoegde vertegenwoordiger van de klant moet namelijk een selfie maken en een scan van zijn paspoort toevoegen, zodat we kunnen verifiëren of deze overeenkomen. Als alles in orde is, kunnen onze analisten controleren of de vragenlijst correct is ingevuld. Mocht bijvoorbeeld de sectie over UBO's onjuist zijn ingevuld, dan kan dat deel worden aangepast zonder dat de hele vragenlijst opnieuw moet worden ingevuld. Daarna hoeven we alleen nog maar op de acceptatieknop te drukken om te bevestigen dat het bedrijf klant kan worden bij ons.”
2015
5
2023
3. Het resultaat
Tijdwinst en een verhoogde gebruiksvriendelijkheid
Nicolien: “Het uitsturen van dergelijke vragenlijsten kostte vroeger gemakkelijk een kwartier, maar nu is dat slechts een kwestie van een minuut. Hierdoor zijn onze medewerkers minder tijd kwijt aan repetitieve administratieve taken en kunnen zij zich meer richten op analyses. Het nieuwe platform is niet alleen prettiger voor onze werknemers, maar ook voor onze klanten. Voorheen moesten we een PDF- of Word-document als bijlage versturen, dat moesten ze downloaden, invullen, terugsturen en bij fouten moest alles opnieuw. Dit proces is nu vereenvoudigd. Potentiële klanten kunnen dezelfde dag nog gemakkelijk de ingevulde vragenlijst retourneren.”
Om potentiële klanten te screenen, vertrouwt XXImo op IndueD, een gecentraliseerd platform dat hen realtime inzicht biedt in organisatiestructuren, sanctielijsten en risicoclassificaties aan de hand van Altares Dun & Bradstreet’s database. Om dit proces verder te automatiseren en optimaliseren, ontwikkelde Altares Dun & Bradstreet een op maat gemaakt platform, afgestemd op de behoeften van XXImo.
De Toekomst
“We zijn momenteel druk bezig met analyseren hoe eindgebruikers de vragenlijsten ervaren," concludeert Nicolien. "Op welke punten lopen ze vast? Waar gaat het nog mis? En wat kunnen we daaraan verbeteren? Elk kwartaal selecteren we verschillende aspecten om verder te optimaliseren, met als doel de gebruikerservaring te verbeteren.”
“Daarnaast staat het op mijn verlanglijstje om IndueD rechtstreeks in de vragenlijst te integreren. Momenteel vragen we bijvoorbeeld naar de bedrijfsnaam of UBO. Maar in plaats daarvan zouden respondenten direct in de IndueD-database kunnen zoeken: zij selecteren direct het juiste bedrijf en wij verminderen onze hoeveelheid vragen. Op die manier hoeven ze alleen de informatie die IndueD verschaft nog maar te bevestigen of wijzigen.”
“Ik zie ons partnerschap met Altares Dun & Bradstreet zeker verder groeien. Als ik ons traject tot nu toe in drie woorden zou moeten beschrijven, zouden dat behulpzaam, bereikbaar en enthousiast zijn. Het team van Altares Dun & Bradstreet is voortdurend erg ondersteunend geweest in mijn behoeften, ze waren altijd bereikbaar en konden snel schakelen indien nodig. Bovendien waren ze zelf zeer enthousiast over de oplossing die ze voor ons hebben ontwikkeld. Ze zien echt het potentieel ervan in, en dat maakt de samenwerking des te leuker.”
Wat andere klanten zeggen
“Data vormt de ruggengraat van onze business. In essentie kunnen wij niet functioneren zonder betrouwbare en actuele data.”
“Voordat we met een bedrijf in zee gaan, voeren we altijd een grondige analyse uit en vragen we verschillende bewijsstukken op voor identificatie en verificatie”
“We vonden vooral de zuiverheid van de data heel erg belangrijk, daar lag de prioriteit.”
‘Als bedrijf met een globale scope is het voor ons belangrijk dat we op basis van wereldwijde, betrouwbare data een stabiele oplossing voorhanden hebben’
‘Elke nieuwe klant willen we checken. Het slaapt voor iedereen veel lekkerder als je weet dat bedrijven waar je nog geld van tegoed hebt, dat ook echt kunnen betalen.’
‘Om er zeker van te zijn dat wij overal goede, betrouwbare dealers betrekken, hebben we de expertise van Altares Dun & Bradstreet nodig.’
‘We kunnen voortaan proactief handelen als het gaat om kredietrisico.’
‘We hadden een andere bedrijfsinformatieleverancier, maar bij het testen bleek dat we met hun gegevens maar 45 procent van onze klanten dekten.’
‘Zaken doen op basis van actuele, complete en correcte data.’
‘Alleen door te automatiseren kunnen wij flinke meters maken.’
‘Verbeterd klantinzicht en optimale dienstverlening’
‘Voor Barco is het belangrijk om je strategie en je beslissingen te ondersteunen met marktdata.’
